Procedura di segnalazione whistleblowing

Allegato B

Procedura di segnalazione

PROCEDURA DEL SISTEMA DI GESTIONE ANTICORRUZIONE Procedura per la segnalazione di illeciti e irregolarità (whistleblowing)   15 luglio 2025

Sommario
1 PREMESSA

2 RIFERIMENTI NORMATIVI E REGOLATORI

3 DESTINATARI

4 SEGNALAZIONE

4.1 Oggetto della segnalazione

4.2 Esclusioni

4.3 Caratteristiche delle segnalazioni

5 MODALITÀ OPERATIVE

5.1 Il canale interno di segnalazione

5.2 Procedura

5.3 Conservazione dei dati contenuti nella segnalazione

5.4 Relazione annuale

6 TUTELA

6.1 Tutela del Segnalato

6.2 Tutela del Segnalante

6.3 Misure ritorsive

6.4 Protezione dei dati personali

6.5 Accesso agli atti e alle informazioni

1 PREMESSA

La presente procedura (di seguito Procedura) ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni (cd. Whistleblowing) su informazioni, adeguatamente circostanziate, riferibili al Personale della Società (nel seguito anche soltanto “Società”) e/o collaboratori come meglio di seguito specificato, relative a violazioni di leggi e regolamenti rilevanti, in attuazione del Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing)”.

Per quanto non espressamente indicato dalla presente Procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal suddetto Decreto Legislativo. La predetta normativa prevede, in sintesi:- un regime di tutela verso specifiche categorie di soggetti che segnalano informazioni, acquisite nel contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;- misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, a tutela del Segnalante nonché dei Facilitatori, dei colleghi e dei parenti del segnalante e dei soggetti giuridici collegati al Segnalante;

– l’istituzione di canali di segnalazione interni all’ente per la trasmissione di Segnalazioni che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona coinvolta e/o comunque menzionata nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, tenuto conto della Delibera ANAC n. 311 del 12 luglio 2023;

 – oltre alla facoltà di sporgere denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, la possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023) di effettuare Segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC), nonché di effettuare Divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;

– provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie irrogate da ANAC nei casi previsti dagli artt. 16 e 21 del d.lgs. n. 24/2023. In conformità alla normativa vigente la presente procedura tratta del canale di segnalazione interno (nell’ambito del contesto lavorativo), essendo riservata all’ANAC la gestione del canale esterno.

2 RIFERIMENTI NORMATIVI E REGOLATORI

– L. 190/2012 in materia di “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella Pubblica Amministrazione”;

– L. 30 novembre 2017, n. 179 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”;

– D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 recante attuazione della direttiva (UT) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali;

– Delibera ANAC del 12 luglio 2023, n. 311 recante “Linee Guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”;

– Delibera ANAC del 17 gennaio 2023, n. 7 Piano Nazionale Anticorruzione;

3 DESTINATARI

Destinatari della Procedura sono:

– Dipendenti di SANTINI COSTRUZIONI S.R.L.;

– Liberi professionisti, consulenti e collaboratori che prestano la propria attività lavorativa presso SANTINI COSTRUZIONI S.R.L.;

– Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso SANTINI COSTRUZIONI S.R.L.;

– Rientrano, altresì, tra i Destinatari, i soggetti fisici e giuridici, non ricompresi nelle precedenti categorie ma ai quali si applicano le misure di protezione previste dalla presente Procedura. Quanto previsto nel presente documento si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate, come definite nella presente Procedura.

La tutela delle persone segnalanti si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:

– quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

– durante il periodo di prova;

– successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso La tutela si applica infine:

– ai facilitatori (le persone fisiche che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);

– alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

– ai colleghi di lavoro della persona segnalante, di colui che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente.

4 SEGNALAZIONE

4.1 Oggetto della segnalazione

Oggetto della segnalazione, della denuncia e della divulgazione pubblica sono le informazioni, ivi compresi i fondati sospetti (non semplici voci), su violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione e che consistono in illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei casi indicati all’art. 2, comma 1, lettera a), numeri 3, 4, 5 e 6 del decreto legislativo 24/2023 (cfr. par. 5.2).

In particolare, la segnalazione interna è la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni presentata alla SANTINI COSTRUZIONI S.R.L..

Per agevolare l’identificazione delle violazioni che possono essere oggetto di segnalazione, si riporta di seguito un elenco a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo di violazioni rilevanti:

– Accettazione della promessa o ricezione di denaro, beni o altro beneficio da parte di fornitori, per compiere un atto dell’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio; o reiterato mancato rispetto dei tempi di conclusione dei procedimenti amministrativi; o irregolarità amministrative e negli adempimenti contabili e fiscali o nella formazione del bilancio d’esercizio;

– violazione di norme in materie ambientali, di sicurezza sul lavoro e di controlli.

4.2 Esclusioni

Non possono formare oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica le contestazioni, le rivendicazioni o le richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile:

– che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico

– inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente
sovraordinate.

Il whistleblowing non riguarda parimenti violazioni la cui segnalazione è già disciplinata in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto legislativo 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al decreto; non riguarda, infine, le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente

dell’Unione europea.

4.3 Caratteristiche delle segnalazioni

Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire alla Società della Società di procedere alle dovute verifiche e agli accertamenti necessari alla valutazione della fondatezza della segnalazione e deve specificare se intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste, anche nel caso di eventuali ritorsioni.

A tal fine la segnalazione dovrebbe avere i seguenti requisiti essenziali:

– una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione e delle circostanze di tempo e di luogo in cui è stata commessa la violazione;

– se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il/i soggetto/i autore/i della violazione e/o altri eventuali soggetti coinvolti;

Inoltre, il segnalante potrà indicare i seguenti ulteriori elementi:

– l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sulla violazione oggetto di
segnalazione;

– l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza della segnalazione;

– ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la fondatezza della segnalazione;

– l’indicazione di eventuali interessi privati collegati alla segnalazione.
Il segnalante potrà allegare eventuale documentazione utile a meglio circostanziare la segnalazione. Ove quanto segnalato non risulti adeguatamente circostanziato, la Società può chiedere elementi integrativi al segnalante di persona o tramite il canale a ciò dedicato, a seconda della modalità utilizzata per la segnalazione. Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime.

Queste, ove circostanziate, sono equiparate alle segnalazioni ordinarie e trattate secondo i criteri stabiliti per le segnalazioni ordinarie.

In ogni caso, la Società registra le segnalazioni anonime ricevute e conserva la relativa documentazione, che sarà resa disponibile in caso di eventuale comunicazione di misure ritorsive ad ANAC da parte del segnalante successivamente identificato, con applicazione al medesimo delle tutele previste per il whistleblowing.

Le segnalazioni non devono assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti, né essere effettuate con l’unico scopo di danneggiare il soggetto segnalato.

È vietato l’invio di segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite a orientamenti sessuali, religiosi, politici o all’origine razziale o etnica del soggetto segnalato.

5 MODALITÀ OPERATIVE

5.1 Il canale interno di segnalazione

La gestione del canale interno è affidata ad un incaricato dalla Società, che opera con il supporto del relativo servizio. Ai fini dello svolgimento del procedimento la Società si avvarrà del personale incaricato, provvedendo preventivamente alla sua formazione in merito al funzionamento della piattaforma adoperata per la raccolta delle segnalazioni e al trattamento dei dati personali. Potrà inoltre essere designato, con apposito atto, un “custode dell’identità” diverso dall’incaricato.

Il canale interno è costituito dalla “Piattaforma Whistleblowing” resa disponibile dal fornitore Isweb S.p.A. -debitamente nominato responsabile del trattamento dei dati personali, ai sensi degli artt. 4, n. 8) e 28 del Regolamento (UE) 2016/679, raggiungibile sul PAT del sito istituzionale dell’Agenzia.

5.2 Procedura

Le fasi della procedura interna sono le seguenti.

_Iniziativa.  La segnalazione è trasmessa:

– attraverso la “Piattaforma Whistleblowing”;

– in forma orale. In tale ipotesi, l’incaricato indirizza il segnalante alla registrazione della segnalazione attraverso la Piattaforma Whistleblowing.

_Istruttoria.  Entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione, il RPCT rilascia al segnalante avviso di ricevimento.

1. Ammissibilità

L’incaricato prende in carico la segnalazione per una valutazione in ordine alla sua ammissibilità e, ove necessario, richiede integrazioni al segnalante.

A titolo di esempio e in via non esaustiva, costituiscono possibili cause di inammissibilità:

– manifesta mancanza di interesse all’integrità della pubblica amministrazione;

– manifesta incompetenza dell’incaricato sulle questioni segnalate;

– contenuto generico della segnalazione/comunicazione o tale da non consentire nessun approfondimento;

– segnalazioni aventi ad oggetto i medesimi fatti trattati in procedimenti già definiti.

Nel caso di inammissibilità, l’incaricato – procede all’archiviazione della segnalazione;

– valuta altresì la possibilità di trasmettere la segnalazione e la relativa documentazione ad altri uffici dell’Agenzia per quanto di competenza. Nel caso di ammissibilità, l’incaricato procede oltre.

1. Fumus di fondatezza

Ritenuta l’ammissibilità della segnalazione, l’incaricato procede nel compiere un’attività di verifica e di analisi, al fine di raggiungere una determinazione in ordine al fumus di fondatezza della segnalazione, con riferimento alla rilevanza delle violazioni e alla loro connessione con il contesto lavorativo di riferimento. L’ incaricato verifica altresì se la segnalazione è stata inoltrata “nell’interesse dell’integrità della pubblica amministrazione”. A tal scopo, l’incaricato pone in essere tutte le attività ritenute necessarie per l’acquisizione di ulteriori informazioni ed elementi utili alla valutazione del caso. A titolo di esempio e in via non esaustiva, l’incaricato può:

– richiedere notizie, informazioni, atti e documenti ad altri uffici della Società;

– richiedere integrazioni al segnalante;

– procedere ad audizione del segnalante.

Nello svolgimento di tutte le attività istruttorie, l’incaricato opera nel rispetto del principio di imparzialità e assicura la riservatezza dell’identità del segnalante.

Fase decisoria

Nel termine di tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, comunque, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, l’incaricato assume una determinazione in ordine al fumus di fondatezza della segnalazione e fornisce un riscontro al segnalante.

Nel caso in cui l’incaricato ritenga che la segnalazione sia infondata;

– procede all’archiviazione con provvedimento motivato;

– comunica al segnalante l’avvenuta archiviazione.

Nel caso in cui l’incaricato ritenga che la segnalazione sia fondata:

1- redige apposita relazione recante le risultanze dell’istruttoria condotta ed i profili di illiceità riscontrati, avendo cura di non includervi elementi da cui sia ricavabile l’identità del segnalante;

– invia la predetta relazione al legale rappresentate della Società e:

_ al responsabile dell’ufficio del personale per indirizzarla al soggetto competente per l’avvio del procedimento disciplinare ai sensi dell’art. 55bis del d.lgs. 165/01, se si tratta di un’ipotesi di illecito disciplinare;

_ alla Procura della Repubblica, se si tratta di un’ipotesi di reato;

_ alla Corte dei Conti, se si tratta di un’ipotesi di danno erariale;

2- comunica al segnalante l’inoltro della segnalazione ad altro ente/organo e la relativa motivazione e lo avvisa dell’eventualità che la sua identità potrà essere fornita all’Autorità giudiziaria ove questa lo richieda.

Dell’esito del procedimento disciplinare viene data notizia all’ incaricato a cura del responsabile dell’ufficio del personale.

Per garantire la gestione e la tracciabilità delle attività svolte l’incaricato assicura la conservazione, all’interno del sistema, delle segnalazioni e della relativa documentazione per un periodo di cinque anni.

5.3 Conservazione dei dati contenuti nella segnalazione

La segnalazione e la relativa documentazione sono archiviate in formato elettronico e conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. 24/2023 e dei principi di cui agli artt. 5, par. 1, lett. e), del Regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e) del d.lgs. 51/2018.

Nel caso in cui la procedura dia luogo a un’azione giudiziaria o disciplinare nei confronti del segnalato o del segnalante, la segnalazione e la relativa documentazione sono conservate fino alla conclusione del procedimento ed allo spirare dei termini per proporre impugnazione.

5.4 Relazione annuale

L’ incaricato rende conto nella Relazione annuale di cui all’art. 1, co. 14, l. 190/2012 del numero di segnalazioni ricevute e del loro stato di avanzamento, assicurandosi che tale documentazione sia redatta nel rispetto della riservatezza delle persone coinvolte.

6 TUTELA

6.1 Tutela del Segnalato

Al fine di evitare conseguenze pregiudizievoli, anche solo di carattere reputazionale, all’interno del contesto lavorativo, la tutela riservata al segnalante va accordata anche al segnalato, avendo particolare riguardo nella fase di inoltro della segnalazione a terzi.

La tutela del segnalato si applica fatte salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo del soggetto segnalato sospettato di essere responsabile della violazione.

6.2 Tutela del Segnalante

La Società garantisce la riservatezza, la tutela e la protezione contro ogni forma di discriminazione che potrebbe derivare direttamente e indirettamente dalla segnalazione di illecito.

In particolare, l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, senza il consenso espresso del segnalante. Nell’ambito del procedimento disciplinare eventualmente avviato nei confronti del segnalato, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità.

La riservatezza, oltre che all’identità del segnalante, viene garantita anche a qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante.

Si tutela la riservatezza del segnalante anche quando la segnalazione perviene a personale diverso da quello autorizzato e competente a gestire le segnalazioni, al quale, comunque, le stesse vanno trasmesse senza ritardo. La tutela della riservatezza è prevista altresì a favore del facilitatore e delle persone differenti dal segnalato menzionate nella segnalazione.

Ferma la tutela della riservatezza nei termini illustrati, si precisa che l’anonimato non è comunque opponibile nei casi previsti dalla legge.

Non sono garantite tutele al segnalante quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la sua responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia, o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

6.3 Misure ritorsive

Coloro che ritengono di avere subito ritorsioni a causa della segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica effettuata, ne fanno denuncia ad ANAC tramite la piattaforma a ciò dedicata.

L’ incaricato che riceva una segnalazione e/o comunicazione di misure ritorsive è tenuto a trasferire la segnalazione ad ANAC, tramite la piattaforma a ciò dedicata, garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante e dandone contestuale notizia a quest’ultimo.

6.4 Protezione dei dati personali

Il trattamento di ogni dato personale interviene nel pieno rispetto della normativa unionale e nazionale in materia di protezione dei dati personali.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

I diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies del D. Lgs. 196/2003.

Adeguata e specifica informativa sul trattamento dei dati personali è resa dalla Società sul canale di segnalazione interno, il cui gestore è nominato responsabile del trattamento a sensi e per gli effetti degli artt. 4, n. 8) e 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

È effettuata e periodicamente riesaminata la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati con riferimento al procedimento di whistleblowing.

6.5 Accesso agli atti e alle informazioni

La segnalazione e la documentazione allegata sono sottratte al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990 e all’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5, c. 2 del d.lgs. 33/2013, anche ai sensi dell’art. 2-undecies, par. 1, lett. f), del d.lgs. 196/2003.